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Charpentes Vial

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Charpentes Vial ou quand toute une entreprise adhère à une certification ISO

24 Octobre 2017

Avec l’appui de platinn, Charpentes Vial SA au Mouret (FR) a obtenu son ISO 9001 et du même coup, optimisé largement ses processus. En créant un manuel qualité toujours accessible via tablette ou écran tactile, le souci d’une organisation efficace est désormais porté par chacun.

Par Nathalie Bloesch

Trois générations innovantes
Gilbert Vial fonde l’entreprise en 1941. Après les charpentes traditionnelles puis les charpentes triangulées, en bois lamellé-collé, il introduit en Europe un produit développé aux Etats-Unis: les "Gang Nail", des plaques cloutées pour l’assemblage de charpentes industrielles. En 1986, il transmet la direction de l’entreprise à son fils Jacques qui, en collaboration avec un ingénieur lausannois, innove à son tour avec notamment un système d’assemblage tridimensionnel en bois pour les éléments porteurs de charpentes. Grégoire Vial dirige Charpentes Vial SA depuis 2015. «Notre culture orientée recherche est bien connue. L’une de nos dernières réalisations-phare est la construction 100% en bois suisse d’équipements scolaires et parascolaires dans l’éco-quartier des Vergers à Meyrin. Nous déposerons aussi un projet CTI début 2018 pour nos dalles mixtes bois et béton sans connecteurs métalliques, intéressantes tant du point de vue environnemental, qu’économique et technique», précise le jeune chef d’entreprise.

Horizontaliser l’organisation
Comptant aujourd’hui 55 collaborateurs, Charpentes Vial SA jouit d’une bonne stabilité du point de vue du personnel qui va logiquement de pair avec une culture orale qui a plutôt bien fonctionné jusque là dans l’organisation du travail. Pour le nouveau directeur néanmoins, passer d’un organigramme vertical à une organisation orientée processus est une priorité. «Uniformiser et documenter les processus s’imposait. D’abord, pour gagner en efficacité et limiter les pertes d’informations dans nos projets qui sont longs (de la préparation de l’offre à la pose sur les chantiers) et représentent à chaque fois des ouvrages uniques, précise Grégoire Vial. Ensuite, parce que dans la construction, où les marges sont très réduites, c’est clairement dans l’optimisation de l’organisation que réside la solution. Enfin, si nous sommes très bien cotés dans les adjudications publiques en ce qui concerne les prix, les références d’objets réalisés et la formation, nous perdons des points sur le critère "organisation": deux gros marchés publics nous ont échappé parce que notre organisation n’était pas certifiée ISO. Il fallait faire le pas mais je ne voulais pas d’une certification trop lourde, comme je l’ai vécu dans une autre entreprise. Avec son expérience solide dans l’industrie, j’ai pensé que Pierre-Alain Gapany était la bonne personne sur qui s’appuyer pour mener une certification qui soit utile à chacun de nos collaborateurs, et je ne me suis pas trompé.»

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Simplification et accessibilité
«Même si chacun de nos ouvrages est un nouveau projet, nous sommes parvenus à formaliser l’ensemble de notre travail selon 4 processus généraux: la vente, le bureau technique, la fabrication et la pose, poursuit Grégoire Vial. Cela a notamment permis d’améliorer les échanges d’informations entre le bureau technique et les chantiers. Quel que soit le collaborateur du bureau technique responsable du dossier, grâce à la formalisation des processus, le chef de chantier est certain de disposer de toutes les informations nécessaires. On applique désormais également une vraie méthode de suivi des offres alors que précédemment, le suivi n’existait que dans la tête du vendeur.» Chaque processus a son responsable et en cas de question pointue, par exemple en matière de normalisation (normes SIA ou autres), de négociation d’achat ou de connaissance en technique de construction, on sait à quelle personne-ressource s’adresser. Il s’agit des "plateformes de support"». Pour que la nouvelle organisation orientée processus porte tous ses fruits, la direction a décidé de la publier sur un intranet. Pas de manuel papier mais un manuel entièrement informatisé qui s’ouvre sur les écrans, ce qui lui donne un maximum de présence dans l’entreprise. Chaque chef d’équipe a reçu un iPad et les ateliers ont été équipés d’écrans tactiles pour une information accessible à tous. «Nous fonctionnons maintenant avec un management très souple et partagé», se réjouit Grégoire Vial.

Soutenir la motivation
«La certification était un travail de longue haleine. Nous avons engagé un étudiant de la Haute Ecole de Gestion de Fribourg pour le finaliser et nous avons eu beaucoup de chance: la personne choisie préside un club sportif. Il a l’expérience du travail participatif et sait comment motiver au changement, cela aurait pu nous manquer à la fin du projet. Au final, les processus ont été si bien intégrés qu’après avoir obtenu notre certification ISO 9001, nous avons enchaîné avec une certification environnementale ISO 14001 que nous avons bouclée en deux semaines! Cela fait de nous la première entreprise citoyenne du canton de Fribourg», conclut le jeune patron.

L’apport de platinn
«Toujours garder comme objectif la simplification et l’uniformisation des méthodes de travail, c’était mon job, raconte le coach Pierre-Alain Gapany. Comme ailleurs, le groupe de travail s’est rapidement mis d’accord sur l’identification des processus principaux. La définition des "best practices" a par contre représenté un plus gros effort car il faut confronter les différentes méthodes au sein d’un même département et là, on rencontre toujours des résistances. Grâce à la volonté sans faille de Grégoire Vial en faveur de cette optimisation, la capacité d’absorption a été très bonne. La culture innovante de l’entreprise depuis sa fondation a aussi largement contribué à l’acceptation des changements. Nous disposons enfin d’un excellent outil avec "Macro-design" qui, via une photographie organisationnelle très claire de l’entreprise, permet de définir les processus, toutes les personnes qui y sont liées ainsi que leur cahier des charges.»

L’avis de l’entrepreneur
«Nos collaborateurs sont convaincus par le manuel qualité que nous avons mis en place parce qu’il leur simplifie le travail sans être procédurier.» Grégoire Vial reconnaît que le travail de Pierre-Alain Gapany a été déterminant à plus d’un titre: «notamment parce qu’il a veillé à ce que nous n’allions pas trop loin dans la granularité des processus: nous avons clairement séparé organisation et connaissances-métier. Le manuel décrit les processus sous l’angle organisation uniquement. Nous ne sommes pas allés jusqu’à savoir quelle vis est utilisée dans quelle opération. Cela fait partie des connaissances-métier et ce ne serait pas respecter nos professionnels d’aller jusqu’à ce niveau de détail. Enfin, Pierre-Alain Gapany connaissait un programme libre d’accès et téléchargeable, ce qui nous a permis de réaliser un manuel qualité entièrement numérique. Sans cela, nous aurions peut-être dû renoncer à cette solution qui est pourtant un facteur clé du succès de notre projet.»

Pour en savoir plus...
www.vial.ch

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GAPANY Pierre-Alain

Responsable Service Organisation

Domaines :

  • aide aux entreprises à prendre le temps de réfléchir sur l’avenir
  • mission qui passe par l’écoute
  • 3 mots : «analyser, formaliser et soulager»

Expérience & formation :

  • école d'ingénieur de gestion UTS
  • école d'ingénieurs section mécanique

Langues :

  • français
  • allemand
  • anglais
Services platinn: Affaires Coopération Organisation

Organisation

Le service de développement de l’organisation, des ressources et processus vise en particulier:

 
  • l’augmentation de la productivité et des performances;
  • la maîtrise des flux et des procédés;
  • l’utilisation optimale des ressources (humaines et techniques);
  • l'adéquation de l'organisation à la stratégie;
  • l’optimisation des coûts et du fonctionnement.
 
 

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